Kassensystem Food Truck: vom Chaos zur Effizienzrevolution

Ordnungsgemäße Kassenführung Gastronomie – Die Grundlage

Die Gastronomiebranche bedeutet nicht nur kulinarische Vielfalt und Kreativität. Sie bringt für dich als Betreiber auch gesetzliche Anforderungen in Bezug auf Buchführung und Steuern mit sich. Und ohne ordnungsgemäße Kassenführung in der Gastronomie kann dies bei einer Prüfung durch das Finanzamt schnell teuer werden. So musst du bei jedem Geschäftsvorfall Auskunft geben können, unabhängig davon, ob du eine Handkasse betreibst oder ein elektronisches Food TrucksKassensystem verwendest.

Gesetzliche Anforderungen an das Kassensystem deines Food Trucks

Die Manipulation von Kassen stellt eine allgegenwärtige Bedrohung dar, die sorgfältig in Betracht gezogen werden sollte, da sie für Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen erhebliche und gravierende Hürden darstellen kann. Aber was ist Kassenmanipulation überhaupt? Kassenmanipulation umfasst rechtswidrige Vorgehensweisen, bei denen Unternehmen oder Einzelpersonen gezielt die Integrität ihrer Registrierkassen oder Buchführungssysteme verletzen, um Einnahmen zu verschleiern, Steuern zu umgehen oder sich finanziell zu bereichern.

Daher ist es umso wichtiger, dass dein Food Truck Kassensystem den gesetzlichen Anforderungen entspricht und eine ordnungsgemäße Kassenführung oberste Priorität hat.

Folgende Anforderungen musst du dabei beachten:

1. Einzelaufzeichnung: Deine gesamten Umsätze müssen einzeln und täglich von dir erfasst werden. So sollte jeder Eintrag im Kassenbuch vollständig, korrekt, zeitnah, geordnet und unveränderbar sein.
2. Belegausgabe: Den Satz hast du sicherlich schon gehört: “Keine Buchung ohne Beleg”. Zur Kassenführung in der Gastronomie muss bei einem elektronischen Kassensystem bei jeder Eingabe ausnahmslos ein Beleg erstellt werden. Das bedeutet leider eine Menge Papier, ist jedoch gesetzlich vorgeschrieben. Wie bei der Kasse eines Marktstandes, kannst du in wenigen Fällen auch für deinen Food Truck eine Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen. Ohne genehmigte Befreiung musst du dich jedoch unbedingt daran halten.
3. Archivierung: Steuerlich relevante Einzeldaten musst du unveränderbar aufzeichnen und archivieren. Außerdem sollten sie auch jederzeit maschinell auswertbar sein. Verwendest du ein elektronisches Kassensystem, ist die Verwendung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vorgeschrieben. Diese verhindert das Löschen von Umsätzen. Sollte dein Kassensystem eine solche TSE nicht integriert haben, drohen hohe Bußgelder. Daher solltest du bei der Wahl deines Food Truck Kassensystems ein integriertes TSE auf jeden Fall im Hinterkopf behalten. Übrigens ist es Pflicht, dass du die Kassendaten mit allen wichtigen Unterlagen, wie Kassenbücher, Rechnungen und Belegen, mindestens zehn Jahre lang aufbewahrst.
4. Verfahrensdokumentation: Mit der sogenannten Verfahrensdokumentation ist gemeint, dass alle Prozesse im Zusammenhang mit der Kassenführung detailliert beschrieben und schriftlich dokumentiert werden sollten. Auch hier können dir bei Lücken hohe Bußgelder drohen.
5. Unterscheidung von Bar- und Kartenzahlung: Es ist Pflicht, bei der Kasseneingabe zwischen Bar- und Kartenzahlung zu unterscheiden. So kannst du jederzeit die Kassensturzfähigkeit gewährleisten. Bezahlt ein/e Kund:in per Karte obwohl du Bargeld ausgewählt hast, würde in der Kasse Bargeld fehlen. Das kann bei einer Prüfung schnell als Betrug ausgelegt werden und sollte deshalb dringend vermieden werden.

Doch habe keine Sorge: Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt kommt bei Kapitalgesellschaften lediglich alle fünf Jahre vor, bei Kleinbetrieben sogar nur alle 20 bis 30 Jahre. Dennoch ist es wichtig, deine Buchhaltung ordentlich und gewissenhaft zu führen. Für die Minimierung von potentiellen Fehlern haben wir dir einige Tipps zusammengestellt, die dir behilflich sein können: 

6 Tipps zur Kassenführung in der Gastronomie

1. Schule dein Personal hinsichtlich der gesetzlichen Anforderungen zur ordnungsgemäßen Buchführung in der Gastronomie
2. Investiere in ein zuverlässiges Kassensystem, das den Anforderungen entspricht
3. Lass‘ dir die Funktionsweise deines Kassensystems ausführlich erläutern, so dass dir hier keine Fehler unterlaufen
4. Halte private und geschäftliche Finanzen strikt getrennt und wickle private Ausgaben nicht über dein Kassensystem ab
5. Informiere dich regelmäßig über die geltenden Gesetze und Anforderungen und überprüfe, ob dein Kassensystem diese Anforderungen weiterhin erfüllt
6. Ziehe professionelle Unterstützung zu Rat, wie beispielsweise eine Steuerberatung.

Welches Kassensystem für Food Truck ist das Richtige für mich?

Ein Food Truck Kassensystem muss den besonderen Anforderungen deines mobilen Geschäfts gerecht werden. Bei größeren Events wie z.B. Hochzeiten geht es in deinem Food Truck oft hektisch zu, daher ist eine schnelle und einfache Erfassung der Bestellungen sowie Flexibilität der Zahlung – ob mit Karte oder Bar – essenziell. Und, wie wir bereits thematisiert haben, müssen natürlich immer die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sein. Um allen Anforderungen gerecht zu werden, ist die Wahl des richtigen Kassensystems entscheidend. Dabei sind bestimmte Funktionen ausschlaggebend für den Erfolg deines Food Truck Unternehmens.

Das sind die wichtigsten Funktionen:

Verkaufsabwicklung: Dein Food Truck Kassensystem muss dir eine einfache Erfassung von Bestellungen und den Abrechnungsprozess ermöglichen, sodass du in hektischen Situationen durch eine klare Klickstruktur unterstützt wirst. Insgesamt erfährt das Bezahlen mit Karte oder mobilen Geräten immer größere Beliebtheit. Daher sollte dein Kassensystem bestenfalls verschiedene bargeldlose Zahlungsmethoden akzeptieren. Dennoch ist eine Bargeldakzeptanz neben der Annahme von Kredit- und Debitkarten nachwievor unverzichtbar. Vergewissere dich daher, dass dein Kassensystem Chipkarten und kontaktlose Zahlungen unterstützt.

Menü- und Preisverwaltung: Mit einer flexiblen Menüverwaltung kannst du problemlos deine bestehenden Produkte oder Gerichte ändern, löschen oder Neues innerhalb des Kassensystems hinzuzufügen. Gleichzeitig hast du dadurch die Möglichkeit, deine Preise anzupassen, Rabatte zu vergeben oder vorübergehende Spezialangebote anzubieten. Das ist gerade von Vorteil, wenn du mit deinem Food Truck Einsätze auf verschiedenen Veranstaltungen planst. Auf Festivals kannst du deine Preise durch die Konkurrenzsituation eher etwas höher ansetzen, während du beim direkten Straßenverkauf zur Mittagszeit mit einem Angebotspreis mehr Kundschaft anlockst.

Berichterstattung und Analyse: Detaillierte Berichte über deinen Umsatz, deine Kundenzahlen und deine beliebtesten Gerichte helfen dir bei deiner Geschäftsplanung. 50% deiner Kundschaft bestellt deinen Veggie-Burger? Dann versuche doch hier den Preis minimal zu erhöhen und kontrolliere deine Verkaufszahlen weiterhin. So kannst du dein mobiles Business kontinuierlich verbessern und deine Umsätze maximieren.

Kundendisplay: Ein externes Kundendisplay kann nützlich sein, damit deine Kunden den Überblick über ihre Bestellung haben. Gleichzeitig vermeidest du dadurch Unklarheiten bei deinen Kunden. Stattdessen können sie transparent mitverfolgen, wie der Gesamtpreis ihrer Bestellung zustande kommt.

Gesetzliche Anforderungen: Natürlich muss dein Kassensystem den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, die dir eine ordnungsgemäße Kassenführung ermöglichen. Dazu benötigt dein Kassensystem eine Druckmöglichkeit für Kundenbelege. Außerdem sollte dein Kassensystem deine gesamten Umsätze aufzeichnen, archivieren und durch ein Sicherheitssystem die Vertraulichkeit der Transaktionen deiner Kunden gewährleisten. Auch das TSE ist ein wichtiger Faktor, der in deinem Kassensystem vorhanden sein sollte.

Bitte beachte, dass das Kassensystem deines Food Trucks nicht all diese Funktionen erfüllen muss. Deine genauen Anforderungen hängen von deinem Food Truck Konzept und deinen spezifischen Wünschen ab. Sie können dir jedoch eine gute Orientierungshilfe geben, um ein geeignetes Kassensystem für dich zu finden. Solltest du während eines laufenden Betriebs Probleme mit der Kasse haben, ist schnelle Hilfe gefragt. Deshalb solltest du außerdem bei der Wahl deines Anbieters darauf achten, dass dieser einen Kundendienst zur Verfügung stellt.

Traditionelle Kassen oder POS-Kassensysteme?

Bei der Auswahl deiner Food Truck Kasse stellt sich natürlich auch die Frage, ob du lieber eine traditionelle PC-Kasse oder ein digitales POS (Point of Sale, Verkaufsort) Kassensystem verwenden möchtest.

Eine traditionelle Kasse – vielleicht kennst du sie auch unter dem Begriff Registrierkasse – wird in vielen Einzelhandelsgeschäften in Kombination mit einer Bargeldschublade genutzt. Die traditionelle Kasse beruht auf dem manuellen Abkassieren, indem du einen Betrag in den PC eingibst. Auf der anderen Seite handelt es sich bei einem POS um ein computergestütztes System, welches zunehmend automatisiert ist und damit auch erweiterte Funktionen bietet. Sie sind am ehesten mit Kartenlesegeräten vergleichbar. So erfüllen sie in der Regel auch moderne finanzielle Anforderungen, was eine wichtige Grundlage für eine ordnungsgemäße Kassenführung in der Gastronomie ist.

Mit neuen technologischen Entwicklungen ist gerade in den vergangenen Jahren die Umstellung von PC-Kassen auf digitale Kassensysteme immer beliebter geworden. Dabei gibt es zwischen den traditionellen Registrierkassen und den modernen POS-Kassensystemen wichtige Unterschiede. Wir haben dir die Vor- und Nachteile beider Systeme zusammengefasst, damit  dir die Entscheidung für Kassensystems deines Food Trucks leichter fällt.

Vor- und Nachteile traditioneller Registrierkassen

Bei traditionellen Registrierkassen profitierst du von der einfachen Bedienbarkeit. Du gibst den Betrag manuell ein und sortierst das Bargeld in die Kassenschublade bzw. nimmst daraus das entsprechende Wechselgeld. Durch die Einfachheit sind auch keine aufwendigen Schulungen für neue Mitarbeiter:innen oder Aushilfen erforderlich. Außerdem halten sich die Anschaffungskosten für traditionelle Registrierkassen niedriger als für POS-Systeme und sie sind weniger anfällig für technische Ausfälle. 

Mit der Einfachheit profitierst du jedoch nicht von umfangreichen Funktionen oder automatisierten Prozessen. In der Regel bieten herkömmliche Registrierkassen lediglich grundlegende Features, wie die Erfassung von Verkäufen und das Drucken von Belegen. Dadurch kann auch deine Buchführung wesentlich zeitaufwändiger sein, da du sie manuell durchführen musst.

Vor- und Nachteile von POS-Systemen

Im Gegensatz zu traditionellen Registrierkassen kommst du bei POS-Systemen in den Genuss von zahlreichen automatisierten Funktionen. Dazu zählen die Berichterstattung, die flexible Menüverwaltung oder die Anpassung von Preisen und Sonderangeboten. Außerdem werden hier viele Geschäftsprozesse automatisiert, wodurch du viel Zeit sparst und deine Buchführung weniger fehleranfällig ist. 

Im Umkehrschluss musst du bei POS-Systemen mit höheren Kosten rechnen. Dies betrifft die Anschaffungskosten, Kosten für notwendige Schulungen oder zeitlich aufwendige Einarbeitung sowie für die Wartung oder Updates des Systems.

Wie du unschwer erkennen kannst, gestaltet sich die richtige Wahl zwischen herkömmlichen Registrierkassen und POS-Kassensystemen nicht gerade einfach. Wie so vieles, hängt sie von den spezifischen Anforderungen deines Food Trucks ab.

Kassensystem Food Truck: ein Vergleich

Nachdem du nun einen Überblick über die wichtigsten Funktionen eines Kassensystems für deinen Food Truck hast und die Unterschiede von den verschiedenen Kassensystemen kennst, haben wir für dich drei Systeme hinsichtlich wichtiger Kriterien unter die Lupe genommen. Diese sind laut der Anbieter alle besonders für Food Trucks geeignet. Jedes der drei Systeme bietet einzigartige Eigenschaften und Funktionen, die es zu einer möglichen Option für dein Kassensystem im Food Truck machen können.

Folgende drei Systeme, die alle intuitiv bedienbar und mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche ausgestattet sind, stellen wir dir vor:

• SumUp Kassensystem Lite
• readyGo Kassensystem von ready2order
• Orderbird Mini Kassensystem

Unterstützte Zahlungsmethoden

Jedes der drei Systeme bietet eine vielfältige Auswahl an Zahlungsmethoden. Darunter Bargeld, Kredit- sowie Debitkarten und mobile Zahlungsdienste.

Mobilität und Flexibilität

Bei SumUp erhältst du ein direkt einsatzbereites Kassensystem mit einem Tablet sowie mobilem Gerät.
Das readyGo Kassensystem ist ein mobiles Gerät als Kasse, das so komfortabel wie ein stationäres Kassensystem ist. So bekommst du Kasse, Kartenleser und Drucker in einem und kannst das Gerät einfach per Touchscreen bedienen.
Bei orderbird MINI hast du ebenfalls eine flexible Kasse in nur einem mobilen Gerät: Kassensystem mit zertifizierter TSE, Bondrucker sowie Kartenleser und Barcode-Scanner.

Sicherheit und gesetzliche Anforderungen

Mit SumUp hast du volle Kontrolle über deine Einnahmen dank praktischer Berichtsfunktionen. Außerdem verfügt das Kassensystem Lite über eine cloud-basierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die du in wenigen Schritten kostenlos aktivieren kannst. So kannst du bei Prüfung durch das Finanzamt jederzeit auf deine Verkaufsdaten zugreifen.
Bei ready2order werden alle Daten sowie die Software auf deutschen Servern gespeichert. Somit ist der Datenschutz und die Sicherheit gewährleistet und du kannst auf die Daten jederzeit zurückgreifen, wenn du sie für das Finanzamt benötigst. Durch eine integrierbare TSE, für die jedoch zusätzliche Gebühren anfallen, bist du außerdem Finanzamtkonform ausgestattet.
Bei Orderbird ist die zertifizierte TSE bereits im Gerät integriert und in der Gerätelizenz enthalten. Damit ist auch hier die Finanzamtkonformität gewährleistet. Außerdem kannst du dir per Knopfdruck sämtliche Berichte für Wirtschaftsprüfer ziehen lassen.

Kosten und Gebühren

Eine entscheidende Frage beim Vergleich der Kassensysteme ist schlichtweg: Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie? Hier haben wir die Kosten der drei Systeme für dich aufgestellt, so dass du ein Gefühl dafür bekommst:

Die einmaligen Kosten bei SumUp betragen 429 € für die Hardware. Dabei sind das Kassensystem Lite Tablet sowie das Kartenterminal enthalten. Monatliche Kosten fallen hier nicht an, dafür sind jedoch 1,39% Transaktionsgebühr für Zahlungen über das Kartenterminal zu entrichten.

Das ready2Go System kostet einmalig 348 €. Hinzu kommt das Kassensystem-Abo für monatlich 29,90 € sowie das TSE-Paket für weitere 12,50 € monatlich.

Orderbird hat einmalige Gerätekosten in Höhe von 399 €. Bei einem Abo-Modell von einer Monat Laufzeit fallen zudem monatliche Kosten in Höhe von 39 € an. Außerdem sind für jede Kartentransaktion 1,75 % Gebühr zu bezahlen.

Es zeigt sich, dass die Kostenstruktur sowie die Höhe bei allen Systemen recht ähnlich sind. Auch bei anderen Anbietern setzen sich die Kosten meist aus der anzuschaffenden Hardware sowie einer Softwarelizenz zusammen.

Fazit

Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, musst du dich unbedingt umfassend in die gesetzlichen Anforderungen der ordnungsgemäßen Buchführung einlesen. Andernfalls können schnell unerwünschte und hohe Kosten auf dich zukommen. Daher raten wir dir dazu, zumindest zu Beginn deines Geschäfts professionelle Beratung und Unterstützung einzuholen. Im Rahmen der Kassenführung deiner Gastronomie spielt außerdem die Wahl eines geeigneten Food Truck Kassensystems eine bedeutende Rolle: ein effizientes System erleichtert dir deine Arbeit in der mobilen Gastronomie und unterstützt dich in der ordnungsgemäßen Kassenführung. Damit wird dir ein reibungsloser Ablauf deines mobilen Geschäfts gewährleistet und du kannst sichergehen, dass deine Buchführung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die einhergehende Zeitersparnis eines automatisierten POS-Kassensystems geht Hand in Hand mit der Umsatzsteigerung und der Möglichkeit, mehr Essen zu verkaufen und somit den Gewinn zu maximieren. Komplizierte Kassensysteme führen hingegen zu unerwünschten Warteschlangen, die potenzielle Kunden abschrecken können. Deshalb ist es von großer Bedeutung, ein Kassensystem auszuwählen, das sowohl Geschwindigkeit als auch Effizienz mit einer einfachen Bedienung verbindet. Es erfordert eine sorgfältige Recherche und den Vergleich verschiedener Anbieter, um sicherzustellen, dass das ausgewählte System genau auf deine individuellen Anforderungen zugeschnitten ist und dazu beiträgt, dein Geschäft optimal zu gestalten.